電子印鑑はビジネスシーンや契約書での押印手段として徐々に普及していますが、法的に有効な場面とそうでない場面があります。
この記事では、日本における電子印鑑の法的効力や、どのような場面での使用が適切なのかについて詳しく解説しています。
電子印鑑の法的根拠
電子印鑑が法的に認められているのは、日本の法律や規制に基づくものです。特に以下の法律が重要です。
1. 電子署名法
「電子署名および認証業務に関する法律」（電子署名法）は、2001年に施行され、電子的に作成された署名や印鑑が一定の条件下で法的効力を持つことを認めています。
特に、本人確認や電子データの改ざん防止機能を備えた電子署名が付された場合、電子印鑑が紙の印鑑と同等の効力を持つことができます。
電子署名法は、各省庁が共同で管轄しています。
電子署名法に関する公式情報
2. 電子帳簿保存法
電子帳簿保存法は、企業が帳簿や書類を電子的に保存することを認める法律です。
この法律に基づき、電子印鑑を使った文書が税務書類として法的に有効な記録として認められます。これにより、企業の経理業務や文書管理において、ペーパーレス化が進む一方、一定の条件を満たした電子データが法的な保存要件を満たすことが求められます。
電子帳簿保存法は、国税庁が管轄しています。
電子帳簿保存法に関する公式情報
電子印鑑として効力を得るには各種法令の対応が必要となる
電子印鑑が法的に有効な場面
1. ビジネス契約書や同意書
電子印鑑は、ビジネス契約書や同意書の作成・締結時に法的に有効と認められるケースが多いです。電子署名法に基づいて適切に作成された電子署名が付されていれば、紙の印鑑と同等の効力を持ちます。
2. 見積書や請求書の発行
電子印鑑は、見積書や請求書の発行においても広く使われています。電子帳簿保存法に基づき、紙の文書と同じ効力を持つことができるため、ビジネスのやり取りにおいて重要な役割を果たします。
3. 電子契約（Eコントラクト）
電子契約システムを利用する際、電子印鑑を使って契約書にサインすることが可能です。この場合、電子契約サービスの提供するタイムスタンプや認証機能と連携することで、法的な効力を保証することができます。
4. 社内文書や報告書
社内文書や業務報告書にも電子印鑑が使用されます。特にリモートワークやテレワークが増えている現代では、紙の書類を使わずに承認作業を行えるため、効率的に業務を進めることが可能です。
簡単な社内向けの書類の承認作業や報告書であれば、法的に対応する必要はない
電子印鑑が法的に有効でない場合
ただし、すべての場面で電子印鑑が使えるわけではありません。法的に有効でないケースや、依然として紙の印鑑が必要とされる場合があります。
1. 不動産取引
日本では不動産取引に関する契約書では、電子印鑑は一般的に認められていません。紙の契約書に対する従来の押印が求められることが多いです。
2. 重要な公的書類
重要な公的書類や一部の契約に関しては、紙の書類に実印を押すことが義務付けられています。特に公証役場での手続きや、官公庁への提出書類では紙の印鑑が必要です。
電子印鑑素材で提供している印鑑データについて
ちなみに、当サイト「電子印鑑素材」で提供しているデータは、あくまでPNG形式画像、PDF形式、SVG形式で配布されるものであり、電子署名やタイムスタンプ機能を搭載しているわけではありません。そのため、法的な効力を伴う文書や契約には不向きである点に注意が必要です。
当サイトの印鑑データは、社内文書やビジネスレター、リモートワーク、承認作業などの用途に適しています。法的効力を必要とする重要な契約書や公的書類には別途対応を考える必要があります。
「電子印鑑素材」のデータは電子署名やタイムスタンプ機能は有していないが、社内向けの承認作業やリモートワークには適している
まとめ
電子印鑑は、ビジネスや契約の現場で非常に便利なツールですが、その法的効力には条件が伴います。適切なセキュリティ機能や認証がなければ、すべての場面で法的に有効となるわけではないため、使用する場面に応じて正しい判断をすることが大切です。
「電子印鑑素材」では簡単に使える印鑑データを提供していますが、法的に重要な場面での利用には注意が必要です。法的効力が求められる場合は、適切な電子署名サービスと併用することをお勧めします。
