電子印鑑と電子署名は、どちらもデジタル化が進む現代のビジネスシーンでよく利用されるツールですが、実はこれら、同じものではありません。
「電子印鑑も電子署名も言葉が違うだけで一緒でしょ？」という認識も多いと思います。
この記事では、それぞれの違いと具体的な使い分け方法を解説しています。
それぞれの違いがわかることにより、より適切な使い分けと理解が深まると思います。
電子印鑑とは？
電子印鑑は、デジタル化された印鑑の画像データです。
従来の印鑑と同じように、ビジネス文書や契約書に押印するために使用されます。
電子印鑑は特定のソフトウェアを必要とせず、PDFや画像ファイルとして簡単に扱うことができるため、手軽に導入できるという点が特徴です。
電子印鑑の主な特徴
- 簡便性：画像データとして扱えるため、書類に手軽に貼り付けることが可能。
- 法的効力に制限がある：電子署名と異なり、電子印鑑自体には法的効力を持たせるための証明機能や改ざん防止機能がありません。
- デザインの自由度：カスタマイズされた印鑑デザインをそのまま使用できる。
当サイトで配布している電子印鑑画像の一例
電子署名とは？
一方で、電子署名は、電子的に作成された署名であり、署名者の身元を証明し、文書が改ざんされていないことを確認できる技術です。
電子署名は、法的に効力が認められていることが大きな特徴で、本人確認やデータの改ざん防止のために暗号化技術が使用されます。
電子署名の主な特徴
- 法的効力がある：日本では「電子署名法」に基づき、電子署名が法的に認められています。契約書や重要な文書に使用する際、従来の押印と同等の効力を持ちます。
- 改ざん防止機能：文書が署名後に変更されていないことを確認することができ、デジタルのまま契約の信頼性を高めることが可能です。
- 証明書の必要性：電子署名を行う際には、信頼性のある第三者機関が発行する電子証明書が必要です。
電子署名は改ざん防止機能や第三者機関の発行する証明書により、法的効力を有する
電子印鑑と電子署名の主な違い
表にまとめると、電子印鑑と電子署名は以下のような違いがあります。
電子印鑑と電子署名の主な違い
| 特徴 | 電子印鑑 | 電子署名 |
| 使用形態 | 画像データとして書類に貼り付ける | 特定のソフトウェアやシステムを介して付与 |
| 法的効力 | 基本的にはなし（ただし場合によって有効な場合あり） | 電子署名法に基づき法的効力あり |
| 本人確認機能 | なし | 署名者の本人確認と改ざん防止機能を持つ |
| 改ざん防止機能 | なし | 文書が署名後に変更されていないことを証明できる |
| 適用シーン | 社内文書や回覧、承認書類など簡易的な文書に使用 | 契約書や法的効力のある文書、重要な取引書類に使用 |
結局どちらを使うの？
電子印鑑と電子署名は、それぞれに適した使用場面があります。
たとえば、社内での承認作業や軽いビジネス文書には電子印鑑が便利ですが、法的に効力のある契約書や重要なビジネス契約には電子署名を使用することが推奨されます。
電子印鑑が向いている場面
- 簡単な社内文書や報告書、承認作業への押印など
- 重要な契約を伴わない書類（簡易的な請求書や見積書などであれば可）、社内やチームの意思疎通のための認印として
電子署名が向いている場面
- 法的効力が必要な契約書
- 重要な取引や個人情報を含む文書
- 第三者による証明が求められる場面
電子署名機能を持たせた電子印鑑もある：
電子署名機能を持たせた電子印鑑サービスもあります。大抵は有料で安くはないのですが、電子印鑑の使い勝手と信頼性を両立しており、ビジネス向けであるといえます。
電子印鑑素材で提供している印鑑の利用について
ちなみに、当サイト「電子印鑑素材」で配布しているデータはPNG画像、PDF形式、SVG形式の「電子印鑑」となっています。
法的効力や改ざん防止機能を提供する電子署名とは異なり、あくまでデザインや簡単な文書の押印用途に利用されることをおすすめします。
まとめ
電子印鑑は手軽に使える一方で、法的効力を持つ契約書や重要なビジネス文書には向いていない場合があります。その場合は、電子署名を活用することが求められます。
電子印鑑と電子署名の違いを理解し、状況に応じて正しく使い分けることが、信頼性の高いビジネスの実現に繋がりますね！
